ونظرا لأهمية هذه التقارير من حيث معرفة أرباح المنظمة وما يحتاج إلى تغيير في بنيتها الداخلية لرفع مستوى الأعمال، فمن المعروف أن معظم الموظفين لا يفضلون إعداد مثل هذه التقارير.
ومع ذلك، فمن الأهمية بمكان تحسين أنشطة المنظمة، واتخاذ القرارات الصحيحة وفقا للمعلومات والبيانات الواردة في التقارير، وتقديم المقترحات من خلال تقييم وضع المنظمة والمرحلة التي وصلت إليها على الإطلاق. نهاية التقرير.
تحميل نموذج تقرير جاهز
التقارير ليست واحدة وتختلف حسب أغراضها. ومرفقاً بعض الأمثلة على هذه التقارير:
عزيزي الأستاذ مدير المدرسة ………..
عزيزي الأستاذ نائب مدير المدرسة ………..
بسم الله الرحمن الرحيم
الحمد لله رب العالمين، والصلاة والسلام على أشرف المرسلين محمد بن عبد الله، وعلى آله وصحبه.
تحياتي ثم
نفيدكم أنه في يوم ……… الموافق لسنة ………. في تركيا نحن كعائلة …… صنعنا …………. وجاءت فعاليات الفعالية تحت عنوان “……..” على النحو التالي:
التحضير للمناسبات
- وقد تم الحصول على موافقة إدارة المدرسة على هذه الفعالية.
- وتم الاتصال بمعلم الفصل لرعاية الحدث.
- وتم تشكيل لجنة مكونة من مجموعة من الطلاب للقيام بعمليات الفعالية.
- اختيار الطلاب الذين سيشاركون في هذا الحدث.
- تم اختيار المكان المناسب لإقامة الحدث.
- تحديد قائد الحدث والمجموعة…
- تم تنفيذ النشاط وتم استلام تقرير مصور .
- الإبلاغ عن الصور.
وفي الختام، نود أن نعرب عن خالص امتناننا وتقديرنا وشكرنا الخاص لكل من ساهم في إنجاح الأنشطة التنفيذية.
السيد الفاضل …………….. مدير المدرسة ………
والسيد الوكيل…….
ازدحام الصف……
……. شكر خاص لعائلته.
كما تشرفنا بحضور سعادة السيد ……… والسيد ………. الإنجاز والنجاح في الأنشطة التشغيلية
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
توقيع الشخص الذي قام بإعداد التقرير…
ما هي أنواع وأقسام التقرير؟
يتم تقسيم التقارير إلى أنواع مختلفة حسب الفترة الزمنية التي يتم فيها تقديم التقرير، وعملية تقديم التقرير، والجهة التي توجه إليها هذه التقارير. يتم تصنيف التقارير على النحو التالي:
التقارير حسب الفترة
- التقرير السنوي.
- تقرير نصف سنوي.
- ربع سنوية.
- التقرير الشهري.
- أسبوعي.
- التقرير اليومي.
تشمل التقارير:
- تقرير النشاط.
- تقرير المراقبة والمتابعة الدورية.
التقارير المعدة بشكل متكرر:
- التقرير الدوري.
- تقرير منتظم.
تقارير لجهة معينة:
- تقرير داخلي .
- تقرير خارجي.
التقارير حسب وقت إعدادها:
- التقارير الأولى.
- مؤقت.
- التقارير النهائية.
كيفية عمل تقرير 2023
يتطلب إعداد التقارير الدقة والتركيز لتقديم نتائج دقيقة لموقف المنظمة. ويتم تحقيق ذلك من خلال تنفيذ بعض الخطوات بالترتيب التالي:
- تحديد الغرض من إعداد التقرير.
- إعداد التقرير من خلال معرفة الأشخاص الذين سيقومون بإعداد التقرير وتحديد دور محدد لكل منهم.
- إعداد ملامح التقرير وأساس جمع المعلومات.
- حالة التقرير.
- نقوم بإعداد مسودة التقرير، ثم نكتب التقرير.
- إعداد التقرير النهائي.
نموذج تقرير جاهز للمنظمة
نموذج تقرير جاهز
شركة أو مؤسسة ………..
عزيزي ……… المدير…… مع أطيب التحيات
نود اعلامكم أنه…
مرفق الوثائق والمستندات المتعلقة بالموضوع.
وتقبلوا احترامي وتقديري الذي لا ينتهي.
تسجيل الدخول …………..
عمل…………
تاريخ ………..
لماذا نحاول إعداد تقرير؟
- التقارير هي ملخص للعمل الذي قامت به المنظمة، وتحتوي على نطاق التقدم الذي حققته المنظمة والتوصيات التي تساعدها على مواصلة التحسن. كما يشرح الفجوات ونقاط الضعف التي تحتاج إلى حل.
- إنها وسيلة ورقية يتم من خلالها التواصل بين الأقسام المختلفة في المؤسسة، لذا فهي مفيدة بشكل خاص في حالة المؤسسات واسعة النطاق.
- ومن خلال إعداد التقرير بانتظام يمكن تحديد السياسة المستقبلية للمؤسسة، بدءاً من الإيجابيات وتجنب السلبيات.
:-
العناصر التي يتكون منها التقرير
ويجب تقسيم التقرير إلى عدة عناصر حتى يمكن شرح المعلومات بسهولة للأطراف التي تقدم إليها. ولذلك يجب أن يتكون التقرير من العناصر التالية:
| الصفحة الخارجية أو الغلاف: | يتضمن هذا الغلاف عنوان التقرير وتاريخ إعداده والشخص أو المنظمة ذات الصلة، مما يوفر لمحة عامة عن محتوى التقرير وأهميته. قوية وغير قابلة للتدمير لحماية التقرير. |
| مقدمة التقرير: | اسم التقرير، اسم الشخص الذي أعده، المهنة أو المنصب في المؤسسة، اسم المنظمة التي أعدت التقرير، اسم المنظمة المعنية والتي قدم إليها التقرير، وتاريخ النشر. |
| ملخص: | ويشرح بشكل سريع محتوى التقرير الذي يسرد ما تم تحقيقه من خلال الاطلاع على بيانات ومعلومات المؤسسة، ويتضمن بعض الاقتراحات والمقترحات التي من شأنها أن تساعد المؤسسة على المضي قدماً. محتوى التقرير: متضمن في النموذج. من الجدول بحيث يمكن الوصول بسهولة إلى أي جزء من التقرير. |
| قوائم التقرير: | ويحتوي على قائمة بالأشكال، وقائمة بالجداول، وقائمة بالرموز. |
| مقدمة التقرير: | ويوضح ما يتضمنه التقرير والغرض من إعداد هذا التقرير ومحتواه على التوالي. |
| محتوى التقرير: | هو المحتوى الأساسي للتقرير الذي يتم فيه شرح التفاصيل الدقيقة لجميع مكونات التقرير وأقسامه المختلفة. |
| نتائج إعداد التقرير: | ويصف نتائج الجداول والاستنتاجات المستخلصة من التقرير وأهمية كل من هذه الاستنتاجات وتأثيرها على نمو المنظمة. |
| اقتراحات أو توصيات: | ولكي تكون المؤسسة أفضل في المستقبل، يتم وضع الحلول لإزالة أوجه القصور وبذل الجهود لتحسين الجوانب الإيجابية ومنع الجوانب السلبية والقضاء عليها بشكل دائم. |
| مصادر: | ويتم الإفصاح عن أي كتب أو مستندات أو وثائق رسمية تم الاعتماد عليها في إعداد هذا التقرير. |
| الوثائق المرفقة: | هذه هي كافة المستندات التي قد تحتاج الأطراف المقدم إليها التقرير إلى الرجوع إليها من أجل تقييم الوضع ومعرفة بعض المعلومات الصغيرة التي قد لا تكون واضحة في التقرير. |
– إعداد التقارير المتعلقة بالموظفين في المنظمة
- معرفة إنتاجية الموظفين والعاملين داخل المنظمة ودرجة قدراتهم المهنية والاستفادة من توظيف كل شخص في المكان المناسب له.
- ويتيح لنا معرفة مدى مرونة الموظفين داخل المنظمة وتقبلهم لأي تغيير.
- تمكن الشركة من معرفة المزايا والعيوب الموجودة في المنظمة أو الأساليب المتبعة في إدارة المنظمة وتجنب السيئات وتحسين الجيد منها.
- تعتبر هذه التقارير مرجعا هاما عند التقدم للمدير الأعلى، لأنه من خلال هذه التقارير يتم تحديد الشخص الذي يستحق الترقية.
- وتساعد هذه التقارير في التعرف على المعوقات التي يتعرض لها الموظفون ومحاولة إيجاد حلول لها وتحسين العمل وضمان الراحة النفسية للموظفين في المؤسسة.
- تعتبر التقارير مصادر موثوقة يتم إعدادها بناء على أسس علمية دقيقة ولا تسمح بالإبلاغ عن معلومات مغلوطة قد تؤثر على الوظيفة الوظيفية للموظف.