اكتسبت طريقة التوقيع الإلكتروني على وورد ، خاصة في الآونة الأخيرة ، مكانة بارزة وأصبحت ممارسة جديدة كبديل للتوقيع بالحبر. يتم التوقيع إلكترونيًا. على الرغم من أن برنامج Word لا يدعم العديد من الوظائف والمهام التي نقوم بها في إنشاء التوقيعات الإلكترونية ، من الممكن إضافة توقيع إلكتروني إلى Word ، ويتم ذلك من خلال بضع خطوات موضحة بالتفصيل أدناه
كيفية إنشاء توقيع إلكتروني في Word
هذه الطريقة هي أنه يمكننا إضافة التوقيع الإلكتروني في برنامج Word ، ولكن من المؤسف أنه لا يمكننا إضافة التوقيع الإلكتروني إلا في شكل صورة.
- بادئ ذي بدء ، يجب تحديد التوقيع المستخدم من قبلنا ، والذي يعتبر توقيعًا معتمدًا للتوقيع والموافقة على جميع المستندات والعمل: نوقع على ورقة بيضاء خارجية بخط واضح بقلم خاص.
- نحفظ التوقيع على الكمبيوتر عبر الغلاف (الماسح الضوئي) أو عبر الكاميرا المحمولة ونحفظه بتنسيقات مختلفة مثل jpg أو gif أو png.
- افتح برنامج Word ، ثم في القائمة الرئيسية لبرنامج Word ننتقل إلى علامة التبويب “إدراج”.
- من علامة التبويب “Insert” ، نفتح نافذة “Images” لفتح نافذة جديدة لإدراج الصورة.
- عندما نجد الصورة (التوقيع) التي حفظناها على الكمبيوتر أو بالبحث عنها بالاسم الذي حفظناه تحته ، نضيفها إلى المستند الخاص.
- يمكن للكلمة إجراء تعديلات على التوقيع ، على سبيل المثال ب. قم بتغيير حجمها إذا كانت كبيرة ، على سبيل المثال ، بالنقر فوق الصورة وستظهر خيارات جديدة تسمى “أدوات الصورة”.
- ستظهر علامة تبويب تسمى “تنسيق” وسنستخدمها “لاقتصاص” الصورة لتقليل حجم الصورة والتحكم في حجمها.
- يمكن التحكم في عرض الصورة وارتفاعها باستخدام مربعات الحوار الصغيرة على الجانب الأيمن من الشاشة.
- إذا كنت بحاجة إلى تضمين معلومات إضافية في التوقيع ، فيمكننا القيام بذلك باستخدام ميزة Quick Parts.
- اكتب عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والمسمى الوظيفي تحت الصورة الموقعة.
- اكتشف جميع البيانات المتعلقة ببرنامج Word والمعلومات الشخصية المضافة.
- من القائمة الرئيسية ، افتح علامة التبويب “إدراج” ، ثم حدد قسم “الأجزاء السريعة”.
- يتم الحفظ عن طريق النقر فوق الخيار حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة في معرض الأجزاء السريعة.
- تظهر علامة التبويب “الاسم” وتكتب عنوانًا للتوقيع الخاص.
- ثم ننتقل إلى حقل “المعرض” ونختار “نص تلقائي” ثم نضغط على زر “موافق” لإكمال عملية الحفظ.
- التوقيع جاهز الآن ، تحتاج إلى وضع المؤشر حيث تريد إدراج التوقيع والانتقال إلى علامة التبويب “إدراج” ، ثم إلى “الأجزاء السريعة” ثم إلى “النص التلقائي”.
- حدد التوقيع الخاص من قائمة “الكتل” ، وأضفه حيث يتم إدخال الماوس ، وهذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء التوقيع الإلكتروني في Word.
مشروعية التوقيع الإلكتروني
بعد الاطلاع على طريقة إنشاء توقيع إلكتروني في Word ، من المعروف أنه يتضمن تشفيرًا محددًا ومصادقات خاصة لكل شخص ، مما يضمن أمان المستند. الموافقة على الوثائق وتستخدم في كثير من الأمور.
- طلبات الرهن العقاري.
- عقود توظيف.
- عقود العقارات.
- عقود البيع.
- اتفاقيات البائع
قم بإزالة التوقيع الإلكتروني من Word
فيما يتعلق بإنشاء توقيع إلكتروني في Word ، من الممكن أيضًا إلغاء التوقيع من خلال بضع خطوات بسيطة.
- افتح الصفحة الرئيسية لبرنامج Word وحدد المستند والجدول حيث يتم تخزين التوقيع.
- ضع الشارة على خط التوقيع أثناء الضغط على زر الفأرة الأيمن.
- ستظهر قائمة ونحدد خيار إزالة التوقيع من قائمة الخيارات.
- قم بتأكيد عملية إزالة التوقيع الإلكتروني بالضغط على “موافق”.
قم بتسجيل الدخول إلى سطر التوقيع في Word
يعد سطر التوقيع أحد أهم ميزات برنامج Word ، لأنه من خلال بضع خطوات بسيطة سيتم وضع علامة في المكان الذي نريد توقيع المستند فيه.
- إلصاق المعرف بالمكان الذي سيتم فيه لصق التوقيع.
- انقر فوق علامة التبويب إدراج في الشريط العلوي من القائمة الرئيسية.
- نذهب إلى “النص” ثم نختار “Signature Line” من القائمة ، ثم “Microsoft Office Signature Line”.
- ستفتح نافذة يتم فيها كتابة الاسم والعنوان وعنوان البريد الإلكتروني ، ثم ستظهر الحقول للتوقيع والنقر فوق موافق
إضافة التوقيع الإلكتروني عند توقيع الشخص بنفسه
يمكن لأي شخص إضافة التوقيع الإلكتروني إذا كان هو الشخص الذي قام بالتوقيع بخطوات بسيطة.
- افتح مستند Word الرئيسي وتأكد من تمكين التحرير. إذا تم تنشيط Protected View ، نضغط على “تغيير على أي حال”.
- نضع الشارة على خط التوقيع أثناء الضغط على زر الفأرة الأيمن وستظهر قائمة منبثقة.
- اختر “تسجيل” من قائمة الخيارات.
- في مربع الحوار ، انقر فوق “تحديد صورة”.
- حدد “تحديد صورة التوقيع” وحدد صورة التوقيع من الكمبيوتر.
- انقر فوق اختيار لتحميل الصورة إلى Word.
- انقر فوق “تسجيل” لإدراج التوقيع في برنامج Word.
مزايا التوقيع الإلكتروني على Word
جدير بالذكر عندما نتحدث عن كيفية إنشاء توقيع إلكتروني في Word ، حيث يتميز بالفعل بالعديد من المزايا التي يمكن تلخيصها.
- وفر الوقت حيث لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لإرسال واستقبال التوقيعات بعيدًا عن الإجراءات الروتينية.
- سهل وسريع الإضافة إلى أي مستند ، لأنه يحدث مرة واحدة فقط ولا يلزم تكراره في كل مرة نريد توقيع المستند.
- يسهل عمليات إرسال المستندات واستلامها ، خاصةً عندما يتم إجراؤها بانتظام وباستمرار.
- إنها تقنية ذات أهمية خاصة للخدمة الميدانية ومسؤولي العقود.
- تتم مزامنة التوقيعات الإلكترونية مع التوقيعات الرقمية.
- القدرة على تشفير التوقيعات الإلكترونية ، مما يجعل استخدامها آمنًا للغاية ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالتوقيعات المهمة والضرورية.
- خطواتها بسيطة وسهلة ، ولا يلزم وجود متخصصين لتصميمها.
أنواع التوقيعات والتوقيعات الإلكترونية
هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات الإلكترونية ، باستخدام التعريف الإلكتروني والتأييد وبطاقات الائتمان الإلكترونية.
1- توقيع إلكتروني بسيط
إنها بيانات إلكترونية نقوم بربطها أو تضمينها بشكل قانوني مع بيانات إلكترونية أخرى للموقِّع للوصول إليها واستخدامها في التوقيع. يتم ذلك عن طريق التوقيع على نموذج رقمي في الحقول الاختيارية التي تشير إلى موافقة الشخص الذي وقع عليها.
2- التوقيع الإلكتروني المتقدم (متقدم)
هذا النوع من التوقيع الإلكتروني هو توقيع بسيط ، ولكن تمت إضافة بعض العناصر لتحسين استخدامه وضمان أعلى مستوى من الأمان للمستندات ، ولكي يعتبر التوقيع المتقدم توقيعًا موثوقًا به ، يجب استيفاء بعض الشروط.
- اقتران التوقيع المتقدم بالموقع بطرق مختلفة.
- قدرة التوقيع على التعرف على الموقّع.
- يتم إنشاء توقيع مقدم الطلب فقط من خلال البيانات المتاحة على الموقع ويخضع في المقام الأول لسلطته الوحيدة مع الثقة الكاملة في حماية هذه البيانات.
- يجب أن يقترن التوقيع المتقدم بجميع البيانات الموقعة بطريقة يمكن من خلالها اكتشاف التغييرات التي تطرأ على البيانات.
3- توقيع إلكتروني مؤهل
هذا النوع من التوقيع هو توقيع متقدم ولا يتم إنشاؤه إلا بواسطة أجهزة التوقيع الإلكتروني التي تستند إلى شهادة توقيع إلكتروني مؤهلة مثل SSCD.
تدير هذه الأجهزة التوقيعات الإلكترونية عن بُعد من خلال خدماتها الخاصة ، وتسمح هذه الأجهزة للقطاعين العام والخاص بإصدار الشهادات المؤهلة للتوقيعات الإلكترونية.
التوقيعات الإلكترونية ضرورية اليوم. نظرًا لأهميتها في توفير الوقت وسهولة الاستخدام ، فإن التوقيعات الإلكترونية بجميع أنواعها آمنة جدًا وبسيطة وغير قابلة للاختراق ، وبالتالي فهي أحد أساسيات العمل الحديث.