كيفية كتابة خطاب إداري منسق بالصياغة الرسمية الصحيحة باستخدام مجموعة من المعايير والشروط المقدمة لك من قبل. حيث تعتبر الرسالة الإدارية من أهم الرسائل التي يحتاجها الموظفون العاملون في المؤسسات الرسمية ؛ لتبادلها مع رؤسائهم.
بالطبع ، كل حرف ذو طابع رسمي له هيكل مختلف عن الآخرين. يعرفه البعض ، لكنهم ما زالوا غير قادرين على صياغة رسالة إدارية قائمة على أسس سليمة. لذلك ، في هذا الموضوع ، نقدم أيضًا نماذج جاهزة لبعض رسائل الإدارة الشائعة في المؤسسات.
كيفية كتابة خطاب الإدارة
قبل أن يبدأ الموظف في كتابة الخطاب الإداري ، يجب أن يتعرف على مكوناته وبنيته الأساسية. إذا تمسك بأحد مكوناته دون الآخر ، تصبح رسالته الإدارية غير متوازنة وتفقد قيمتها على الفور. عند الكتابة يجب مراعاة جميع أجزائه وهي
- بالطبع ، أي خطاب أو وثيقة ذات طبيعة رسمية تبدأ بعنوان واضح وموجز يعبر بشفافية عن الغرض من المستند. لأنه يترك الانطباع الأول على متلقي الرسالة.
- التاريخ هو الجزء الثاني من رسالة الإدارة ، لأنه مكتوب في أقصى يمين أو يسار الصفحة ، مع الأخذ في الاعتبار أنه مكتوب في النموذج اليوم / الشهر / السنة وهذا التاريخ يعبر إما عن تاريخ الرسالة مسجل أو ذلك التاريخ الذي يجب إرسال الرسالة فيه.
- يجب أن تتضمن رسائل الإدارة رقمًا يشير إلى عدد الرسائل المرسلة من نفس النوع ، حيث يسبق كل رقم موضوع الرسالة.
- من المهم أن تقوم بتضمين تحية تمهيدية في رسالتك إلى المستلم ، على سبيل المثال على سبيل المثال ، ابدأ بعبارة “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
- يمكن كتابة عبارات خاصة للتحية القصيرة ، على سبيل المثال على سبيل المثال ، التحية الطيبة وبعد ذلك وما إلى ذلك.
- يحدث الانتقال مباشرة بعد العبارة التمهيدية من العنوان إلى النص الرئيسي للموضوع ، وهو أحد أهم أجزاء الرسالة الإدارية ، حيث يجب أن يلفت الانتباه إلى كتابة مصطلحات بسيطة ومباشرة ؛ حتى يتمكن المستلم من فهم الغرض من كتابة الرسالة.
- يعد تدوين اسم كاتب الرسالة من الأمور الأساسية التي يجب الاهتمام بها ويختلف مكان الكتابة باختلاف المرسل إليه. إذا كان المرسل إليه هو مدير العمل لكاتب الرسالة أو مدير في أحد المراكز القريبة ، فيمكن كتابة اسم الموظف وبياناته في بداية الخطاب ، ولكن إذا كان لدى المستلم منصب رسمي محترم يفضل كتابة تفاصيل الموظف في نهاية الخطاب كشكل من أشكال الاحترام.
- يجب أن تنتهي الرسالة بعد ذلك بجملة ختامية تناسب المحتوى الرئيسي للموضوع.
- أخيرًا ، في نهاية الرسالة ، يجب على الموظف ترك توقيعه على الخطاب ؛ إثبات هوية الموظف الذي أرسلها.
- إذا كان لدى الموظف مستندات تتعلق بالغرض من الرسالة ، فيمكنه إرفاقها بخطاب الراحة ؛ لتقوية حجتهم.
وبهذا نكون قد أجبنا على أحد أهم أسئلة موظفي المؤسسات الرسمية كيف تكتب خطابًا إداريًا؟ وما هي مكوناته؟
قوالب جاهزة للرسائل الإدارية
على الرغم من أن بعض الموظفين على دراية بالصياغة الصحيحة والشروط المحددة لكتابة الإشعارات الإدارية من أنواع مختلفة ، فقد يواجهون أحيانًا الحاجة إلى كتابة إشعار موجز ؛ لذلك نقدم لكم أدناه عددًا من القوالب المختلفة للرسائل الإدارية
استمارة طلب ملف إداري
طلب الحصول على ملف إداري خاص بالشركة.
تم التعديل في تاريخ / ……………… .. شركة …………… ..
إلى السيد رئيس القسم / ………… ..
بعد التحية
أطلب من سعادتكم مساعدتي في الحصول على الملف الإداري (الرقم المرجعي ………) حيث أن المهام الموكلة إليّ تعتمد على المعلومات المسجلة في هذا الملف ، مع وجوب إعادة هذا الملف مرة أخرى بمجرد الانتهاء من استخدامه. .
لك.
اسم الموظف ………… التوقيع ………….
استمارة شكوى ضد مدير غير عادل
السيد المدير / …… ..
السيد الرئيس التنفيذي للشركة / …….
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاتة ورحمة الله وبركاته
بعد التحية …
لقد مضى وقت طويل منذ أن انضممت إلى هذه المؤسسة المهنية التي يشرفني أن أنتمي إليها ، لكن على الرغم من الحب والاحترام الذي أظهره لي زملائي في العمل والمديرين من الأقسام الأخرى ، إلا أنني أتعرض لعناد غير مبرر من جانب من إدارتي ، مديري ، يا رب / ……. ، وهذا يحدث. على الرغم من أنني أبذل قصارى جهدي في عملي وأقوم به بشكل جيد ، إلا أن كل جهودي لا يقدرها.
بدلاً من ذلك ، كثيرًا ما يطلب مني إعادة العمل رغم أنه لا يحتوي على أخطاء.
لذلك ، سيادة الرئيس ، أطلب منكم اتخاذ الإجراءات اللازمة. حتى أتمكن من القيام بعملي دون مواجهة أي عواقب أو صعوبات تعيق تقدم عملي وأن أسعى لأن أكون أحد العناصر الفاعلة داخل المؤسسة والمساهمة في تقدمها وتقدمها.
أقدم لك احترامي البالغ.
التوقيع/………
التاريخ/…/…/….
تعليمات لكتابة خطاب الإدارة
هناك عدد من التعليمات التي يجب على الموظف الإلمام بها قبل كتابة خطابات الإدارة. هذه الشروط هي
- يجب أن يختار مصطلحات واضحة وبسيطة تساعد على فهم محتوى الرسالة والغرض منها بسهولة.
- في حالة رغبة الموظف في كتابة خطابات إدارية تحتوي على كمية كبيرة من البيانات والمعلومات ، فعليه القيام بذلك.
- قسّم الموضوع إلى فقرات واضحة ومتساوية.
- يفضل إرفاق المستندات الموثقة بخطاب الراحة. حتى يتم دعم حجة الموظف.
- تجنب اختيار مصطلحات أو مصطلحات صعبة لها معنى مختلف عن الرسالة المقصودة. تتطلب الرسائل الرسمية دائمًا مصطلحات لغوية واضحة. لتسهيل الإدراك من قبل المتلقي.
- يجب على الموظف الذي كتب الرسالة الإدارية توخي الحذر لتجنب الموضوعية عند كتابة نص الرسالة.