كتابة الرسائل الإدارية: تعتبر الرسائل الإدارية من أهم الأمور التي يجب أن يعرفها الأشخاص والموظفين ويجب أن ينتبهوا إلى أن هناك أنواع عديدة ومختلفة منها وكيفية كتابتها وما يمكن أن تحتوي عليها. يحتوي على العديد من المكونات التي يجب التعرف عليها،
العناوين الرئيسية
ولذلك يجب على كل موظف أن يعرف ويعرف بالضبط كيفية كتابة الخطاب الإداري بشكل صحيح والالتزام بجميع الشروط والمواصفات التي يجب توافرها، دون أي زيادة أو نقصان.
كيفية كتابة خطاب إداري
يجب أن يكون الموظفون أو مجلس الإدارة على دراية بكيفية الكتابة وأنواع النماذج. يتم كتابة خطاب إداري على النحو التالي:
- يجب على المرسل التعريف عن نفسه من خلال كتابة عنوانه، حتى لو كان الشخص المرسل إليه يعرفه، ويكتب ذلك في البداية.
- ولمنع وقوع الرسالة في يد الموظف وقراءتها يتجنب الحديث في الأمور الشخصية إذا كان يعرف المرسل إليه.
- ويجب عليه الرد على الرسالة في أسرع وقت ممكن وإلا اعتبر إهمالا.
- بالإضافة إلى ذلك، فإن التأخير في الاستجابة قد يسبب بعض المشاكل للمرسل.
- وعليه أن يتجنب الكلمات الصعبة، كما يتجنب الوقوع في الأخطاء الإملائية، ويقرأ بعد الكتابة أكثر من مرة قبل الإرسال.
- يجب أن يكون الخطاب مكتوباً بطريقة لا تسبب سوء فهم للمتحدث، ويكون له معنى واضح ويتجنب الاختصارات.
- يجب كتابة عنوان الرسالة بشكل واضح.
- يشير إلى الجهة التي سيتم إرسال الرسالة إليها لتجنب أي أخطاء.
- وينبغي تجنب كتابة المواضيع غير المهمة واستخدام علامات الترقيم بشكل جيد لأنها مفيدة للغاية.
- لتجنب الأخطاء، يجب على المرسل التوقيع على الشركة.
- وكان من الضروري معرفة كيفية كتابة خطاب إداري بشكل صحيح، حيث أنه يمنع الكشف عن أي معلومات سرية عن الشركة، خشية وقوعها في أيدي منافسيها.
نماذج الرسائل الادارية
نموذج طلب ملف إداري :
- اسم الشركة مكتوب .
- ثم اكتب تاريخ إرسال الرسالة.
- يُكتب اسم المرسل إليه: إلى السيد المدير.
- ابدأ بالتحية.
- ثم اكتب الموضوع مثلا “أطلب ملفا إداريا” أو “أطلب المساعدة اللازمة في توفير الملف”.
- وفي نهاية الرسالة مكتوب: “تحياتي، مع فائق احترامي وتقديري”.
- اكتب اسم الموظف الذي تم إرسال الرسالة إليه.
- توقيع المرسل.
نموذج طلب تأجيل الجلسة
- جملة “تأجيل الاجتماع” مكتوبة أعلاه.
- حدد التاريخ.
- يكتب “عزيزي المدير العام” أو “المدير الإداري”.
- مرحبًا.
- وبعد ذلك يتم ذكر تأجيل الاجتماع وتوضيح أسباب هذا الطلب.
- اكتب اسم الشخص الذي يدير الاجتماع.
- توقيع المرسل.
نموذج طلب صيانة
- يتم إرسال هذا النموذج إلى رئيس قسم الصيانة.
- نبدأ بالتحية: “تحية طيبة وبعد”.
- صنع التاريخ.
- الموضوع: تحديد القسم الذي يحتوي على مثال “طلب صيانة كمبيوتر” وكتابة الأسباب التي أدت إلى طلب الصيانة.
- ومن ثم تتم كتابة جميع البيانات الخاصة بأجهزة الكمبيوتر، مثل نوع الجهاز ونظام التشغيل، ويتم اتخاذ الإجراءات المناسبة وفقًا لذلك.
- اختتم بتحية مثل “مع فائق تقديري واحترامي”.
- كتابة اسم الموظف الموجه إليه الطلب.
- توقيع المرسل.
يمكنك ان ترى:
ماذا تعني الرسائل الإدارية؟
عندما يقوم الموظف بإرسال خطابات إلى موظف أو مدير آخر في مكان العمل، فإن ذلك يعتبر أحد النماذج الرسمية لعمله ويجب أن تكون هذه الرسائل رسمية حتى يتم الحصول على بعض الرد فيما يتعلق بالوظيفة المحددة.
مكونات الرسائل الإدارية
ومن يرغب في كتابة مثل هذه الرسالة يجب أن يكون على علم بطبيعة وطبيعة المكونات التي يجب أن تكون موجودة فيها؛ ويمكن توضيح ذلك من خلال:
عنوان
- ويجب أن توضع في أعلى الرسالة ويكتب عنوان الشركة بالتفصيل.
رقم
- في هذا القسم يكتب الموضوع الذي كتبت له هذه الرسالة ويجب ذكر ترتيبه في دفاتر الشركة، وهذا يمكن أن يسمى مرجعا.
تاريخ
- يتم كتابة هذا الجزء في الزاوية اليمنى من أعلى الرسالة ويتم الإشارة إلى عنوان المرسل واليوم والشهر والسنة التي تم إرسالها فيها.
مركز المستلم وعنوانه
- عنوان المرسل وموقعه في الشركة مكتوب باللغة العربية في الزاوية اليمنى، بينما اسمه مكتوب باللغة الإنجليزية على الجانب الآخر.
تحية افتتاحية
- الافتتاحية مكتوبة بـ “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
موضوع الرسالة
- يتم كتابة المحتوى ببعض الكلمات التي توضح معناه وأهميته.
متن الرسالة
- هنا يتم كتابة الموضوع المحدد وتكون المحادثة واضحة وسهلة. ويفضل استخدام كلمات بسيطة والحديث عن الموضوع نفسه.
التحية النهائية
- وهي نهاية موضوع الرسالة وهي مكتوبة بشكل جميل ومثالي وأنيق.
إمضاء
- يقوم المرسل بإلحاق توقيعه مع منصبه في الشركة.
المرفقات
- وهذا يعني أن هناك بعض الكتابة المتعلقة بموضوع الرسالة وإذا كانت موجودة فيجب كتابتها.
المحاورين
- وفي النهاية، تتم كتابة الأشخاص الذين يخاطبهم ومواقف العمل.
استخدامات الرسائل الإدارية
- إنها الطريقة التي يتواصل بها الطرفان مع بعضهما البعض من خلال الرسائل المكتوبة أو الإلكترونية.
- يمكن توضيح أشياء كثيرة بهذه الطريقة، مثل جدولة الاجتماعات أو أشياء معينة في العمل.
- كما يمكن استخدامه للتعرف على بعض التكاليف المهمة لعمل الموظفين.
- يتم استخدامه لمخاطبة الشركات وبعضهم البعض بصفة رسمية أو لمخاطبة الشركة والأشخاص العاديين لتحقيق أهداف معينة.
- وهذا أحد الأشياء التي تفيد الشركات والأعمال، لذلك نحن بحاجة إلى معرفة كيفية كتابة خطاب إداري عادةً.
أنواع المراسلات الإدارية
هناك أنواع عديدة من الرسائل الإدارية المستخدمة في سوق العمل؛ هذه هي كما يلي:
رسالة الإدارة العامة
- يتم إرسالها بين الأقسام المختلفة حتى يتمكنوا من التواصل بشأن القضايا المماثلة المتعلقة بالأعمال.
- وبهذه الطريقة يتم الحصول على معلومات مهمة حول طبيعة الوظيفة وتكون هذه الرسائل رسمية تمامًا.
- ومن الجدير بالذكر أن هناك فرق بين الرسائل الإدارية المرسلة بين الموظفين والرسائل الإدارية المرسلة بين الأقسام المختلفة داخل نفس الشركة.
مذكرة إدارية
- وهي أحد أنواع الرسائل الإدارية ولكنها صغيرة الحجم ولا تزيد عن صفحة واحدة.
- وبهذه الطريقة يتم تحديد بعض المهام التي يجب على الموظفين القيام بها خلال فترة زمنية معينة أو يتم إخطارهم بمواعيد الاجتماعات.
تقرير إداري
- وهي أحد أنواع الرسائل الإدارية التي يمكن من خلالها الإفصاح عن الكثير من المعلومات بشكل كتابي أو شفهي.
- طبيعة المعلومات المذكورة هنا هي مسألة تحتاج إلى توضيح، وبعضها خاص وتم كتابة هذا التقرير لهذا السبب.
- يهدف هذا النوع من التقارير إلى تمكين الموظفين من القيام ببعض التصرفات في عملهم الخاص داخل الشركة أو المؤسسة، وبالتالي معرفة كيفية كتابة الرسائل الإدارية.