قد يجهل الكثيرون أهمية منصب مدير المكتب أو المدير ويعتبرونه من المناصب الرسمية وغير الإلزامية في المؤسسة أو الشركة، ولكن هذا غير صحيح حيث أن مدير المكتب متخصص في التعامل مع العديد من الوظائف الهامة المتعلقة بالمكتب مهام. كما أنه يساعد في خطط الإنتاج والتطوير وينوب عن المدير في العديد من المهام التنظيمية والتشغيلية.
مدير مكتب
- مدير المكتب هو الشخص الذي يمثل أعلى سلطة في المنظمة وينوب عنه في العديد من المهام.
- يجب أن يتمتع مدير المكتب بالمعرفة والخبرة الواسعة بجميع الأعمال التي تتم في أقسام المؤسسة ويجب أن يقدم إجابة على كل سؤال يطرح عليه.
- مدير المكتب هو البوصلة التي توجه العمل، لذا يجب أن يتمتع بالخبرة الكافية التي تساعده على القيام بهذا الدور.
- يتأكد مدير المكتب من أن الوكالة أو المؤسسة تعمل بأقصى ما في وسعها لتحقيق أعلى مستوى ممكن من الجودة.
- كلما اتسعت أنشطة الوكالة أو المؤسسة، زادت واجبات وأدوار مدير المكتب.
المهام الإدارية لمدير المكتب
يجب على مدير المكتب القيام بعدد من الواجبات الإدارية الهامة، والتي قد تقتصر على:
- التحقق من البريد الإلكتروني للمرافق وتنظيم العمليات اليومية وتفويض المسؤوليات لضمان عدم توقف العمل.
- تقييم المعاملات اليومية واتخاذ القرارات بشأنها من خلال عرض أهمها على الهيئة.
- إدارة الأعمال المكتبية.
- تلقي أوامر وتعليمات المسؤول وصياغتها بالشكل المناسب قبل توزيعها على الجهات المختصة لتنفيذها.
- إنشاء برامج تنظيمية تساعد في التنسيق مع مديري الإدارات التابعة للهيئة.
- إجراء الاتصالات اليومية اللازمة لتنظيم العمل واستقبال المكالمات المهمة والرد عليها.
- إنشاء وتحرير جداول ميزانية المكتب.
- مناقشة المشاكل المتعلقة بالعمل مع مدراء الأقسام ومحاولة حلها دون تشتيت انتباه المسؤول.
- المشاركة في تطوير الهياكل التنظيمية وتقديم مدخلات بشأن تعيين الموظفين إلى الإدارات المختلفة.
- الإشراف على جميع الأمور المتعلقة بالمكتب وإجراء عمليات الصيانة.
- تنظيم ومراجعة الخدمات الطبية وبرامج التأمين الصحي لجميع العاملين في المؤسسة.
- تحديث الأنظمة المكتبية أو الإدارية والتدقيق في عملها.
- المشاركة في اللجان الإدارية.
- وضع أجهزة الأمن والسلامة في المكتب.
- – استغلال الفرص وتطويع كافة الأدوات لزيادة كفاءة المكتب والهيئة بأكملها.
- المشاركة في عمليات التخطيط الاستراتيجي للإدارة والهيئة.
:-
واجبات مدير المكتب التنفيذي
يقوم مدير المكتب بعدد من المهام الإدارية، منها:
- تنظيم تعيينات الضباط.
- – تنظيم واجبات الضابط حسب وقته وجدول عمله اليومي.
- تنظيم الاجتماعات الرسمية خارج المؤسسة.
- قراءة البريد الإلكتروني للمسؤول بشكل منتظم ودوري وإلهام المسؤول لمراجعته.
- تنظيم كافة الاستشارات الإدارية للمديرين في الإدارات المختلفة وعرضها على الهيئة في الوقت المناسب.
- – تنظيم الدراسات والإحصائيات التي يرسلها الموظف إلى الوحدات والإدارات المختلفة.
- تنظيم مواعيد الاجتماعات والحضور وتقديم التقارير المتضمنة النتائج والملاحظات بشأنها.
- إعداد التقارير عن مستوى الإنتاج وأداء العاملين في القطاعات والإدارات المختلفة.
- ترتيب مواعيد سفر المسؤول للعمل حسب الأهمية.
- تمثيل المسؤول في بعض الاجتماعات والمفاوضات.
- استقبال ضيوف الضابط وإحضارهم لمقابلته بشكل دوري.
- الاعتذار نيابة عن المسؤول عن عدم تمكنه من حضور بعض الاجتماعات والمناقشات.
- مرافقة الضابط في جميع الندوات والمؤتمرات والحفلات الرسمية وتقديم التقارير عنها لتوضيح أهم القضايا.
واجبات مدير المكتب فيما يتعلق بالمرؤوسين
- – الإشراف على موظفي السكرتارية والعلاقات العامة وتقسيم العمل وتوزيع الاختصاصات بينهم.
- مراقبة حصول جميع موظفي الشركة على التدريب اللازم.
- تنظيم عمل وواجبات الموظفين في المكتب والإدارات ذات العلاقة.
- تقييم أداء موظفي المكاتب ومراقبة إنتاجيتهم.
- ويعمل مدير المكتب بمثابة جسر بين الموظفين والمسؤولين ويساهم في شرح مشاكلهم وإسماع أصواتهم.
- يقوم مدير الكتاب باختيار الموظفين المتميزين من بين الموظفين وترشيحهم للجوائز.
:-
شروط اختيار مدير المكتب
كما ذكرنا لكم فإن مدير المكتب يقوم بالعديد من المهام ويشرف على العديد من القطاعات، لذلك يجب أن تتوفر فيه الشروط التالية:
- أن يكون لديه خبرة عملية لا تقل عن 10 سنوات في مجالات “السكرتارية والشؤون الإدارية والموارد البشرية”.
- يجب أن يكون للوظيفة مؤهلات أكاديمية مناسبة لخبرتهم ومجال دراستهم.
- إتقان لغة أجنبية أخرى بالإضافة إلى اللغة الأم.
- يجب أن يكون لديك مهارات القيادة وإدارة الفريق.
- يجب أن يكون لديه مهارات في استخدام برامج وتطبيقات الحاسوب.
- أن يكون لديه القدرة على أرشفة البيانات وتخزينها.
- ويجب أن يكون متابعاً جيداً ويكون قادراً على فهم مديره وكيفية تعامله معه.
- أن يكون جيدًا في كتابة الرسائل والتقارير.
- امتلاك مهارات فائقة في إدارة الوقت.
- أن يكون متحدثاً فعالاً ولديه القدرة على التواصل الجيد مع الآخرين.
- لحماية السرية التجارية.
- أن يكون حسن السلوك ولديه مهارات حل المشكلات.
- يجب أن تكون قادرًا على حل النزاعات وإيجاد الحلول.
- يجب أن يتعلم مدير المكتب كيفية التحكم في العواطف والسيطرة عليها.
- يجب أن يكون مدير المكتب أنيقًا ووسيمًا.
:-