هناك العديد من المعاملات الرسمية التي تتطلب كتابة الرسائل وإرسالها لمختلف الأفراد أو الإدارات أو المؤسسات، ورغم أن البريد الإلكتروني قد وفر بديلاً سهلاً لهذه الرسائل الورقية، إلا أن أسلوب الكتابة وطريقة تنظيم المحتوى ثابت في جميع أنواع المراسلات. مراسلة.
نماذج رسائل رسمية جاهزة
هناك أنواع عديدة من النماذج حسب الغرض الذي يتم تقديمها من أجله. يمكن استخدامها للتقدم لوظيفة أو تقديم شكوى إلى أحد الأقسام، أو حتى تعزيز العلاقة والتعاون بين مؤسستك والمنظمات الأخرى. بعض هذه الأشكال هي:
- يمكنك تنزيل قالب خطاب رسمي جاهز “”.
نموذج رسالة رسمية مرسلة إلى جهة حكومية
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحياتي ثم
التاريخ/……السيد الأستاذ/…..مدير القسم/…….
أتقدم لكم بجزيل الشكر والامتنان على جهودكم المتواصلة ونجاحكم المتميز في إدارة القسم، وأود أن أعلمكم بوصول بعض الأمور الجديدة المتعلقة بالقسم (…). نكون:
- …………
- …………
- …………
وأرجو منكم الاهتمام وأخذ هذه النقاط بعين الاعتبار حتى لا تؤثر على آلية العمل وكفاءة المؤسسة. لقد أرسلت لك هذه الرسالة لأنني أعلم مدى قلقك من النجاح. قسم.
مع خالص تقديري وامتناني.
مرسل الرسالة/……
موظف /……
رقم الهاتف المحمول/……
إمضاء /……
نماذج من الرسائل الرسمية المرسلة إلى الوزير
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
عزيزي الوزير / ….. تحياتي ثم…
بداية أود أن أعرب عن إعجابي الكبير بإخلاصكم وتفانيكم في عملكم لضمان الجودة على أعلى مستوى. وأقدم هذه الرسالة لأعرض بعض الأفكار والآراء الهامة التي تخدم مصالح الوزارة. نكون:
- ………………
- ………………
- ………………
أرجو منكم مراجعة هذه الأفكار والاستفادة منها، حيث أن غرضها هو خدمة مصالح الوزارة. وفي الختام أتمنى لك النجاح المستمر.
مرسل/……
إمضاء /…….
ولا يفوتك أيضاً:
نماذج من الرسائل الرسمية المرسلة إلى الشركة
الموديل أ
تاريخ/…..
تم النشر بواسطة /……. الى مدير الشركة / …….
تحياتي ثم
في بداية كلمتي أود أن أعرب لكم عن خالص شكري وتقديري. بداية أود أن أعرب عن مدى سعادتي بالإنجازات المتميزة التي حققتها إدارة الشركة في مجال (…). وقد دفعني هذا الموضوع إلى طلب إبرام عقد عمل بين شركتكم وشركتنا /…… لغرض ضمان المصلحة العامة وفي حال قبولكم طلبنا؛ ونأمل التواصل سريعا خلال الفترة القادمة.
وتفضلوا بقبول خالص شكرنا وامتناننا، ونتمنى لكم دوام التوفيق والنجاح.
إمضاء /…..
رقم التواصل/….
الموديل ب
تعديل اليوم/…..
الرسالة المرسلة إلى السيد .
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
سيدي العزيز….صاحب الشركة/….. أرسل إليكم هذه الرسالة للتعبير عن إعجابي وتقديري لجهودكم لتحقيق النجاح. لقد شهدت شركتكم نجاحاً منقطع النظير في مجال (…..) وهذا. لقد شجعنا النجاح على تأسيس شراكة من أجل الصالح العام بين شركتكم وشركتنا المسماة /…….
نأمل أن تقبلوا طلبنا وننهي حديثنا مع تمنياتنا لكم بدوام التوفيق والنجاح.
نموذج رسالة رسمية لطلب وظيفة
تم التعديل بتاريخ /… /…..يوافق سنة/…..
/….. مدير إدارة الموارد البشرية بالشركة السيد ……..
تحياتي ثم
وبما أنني مؤهل، فأنا أتقدم بطلب للحصول على وظيفة في… قسم…. لدي خبرة 5 سنوات في مجال الأعمال ولذلك أحاول أن أجد فرصة عمل مناسبة لك، فلك مني فائق الاحترام والتقدير.
مقدم الطلب/…. رقم الهوية الوطنية/……رقم الهاتف المحمول/……
ولا يفوتك أيضاً:
نموذج الرسالة الإدارية الرسمية
اسم الشركة/….
تاريخ/…..
عزيزي المدير العام / …..
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
أرسل إليكم هذه الرسالة لطلب ملف إداري بخصوص (….) وأطلب منكم مساعدتي في توفير الملف اللازم الذي يحمل الرقم المرجعي (….) حيث سيساعدني في إنجاز المهام الموكلة إلي. لقد تم تسليمه لي خلال هذه المدة، وسأعيده فور استلامي للملف. وبهذه الطريقة، أود أن أعرب عن عميق تقديري واحترامي لك على المعلومات التي ترغب في الحصول عليها.
اسم الموظف/…
رقم الوظيفة/…
إمضاء /…..
نماذج رسائل رسمية تطلب التدخل
الموديل أ
مرسل/….
المشتري/….
الموضوع: طلب التدخل لعقد مناقصات الصرف الصحي والكهرباء والأراضي في حينا..
سيدي بعد التحية والسلام أرسل إليكم هذه الشكوى بخصوص تطوير حينا بوهاروا. لقد استفدنا من الأراضي والدعم لبناء منازلنا، لكننا فوجئنا بعدم إدراج حينا في عمليات التنمية المختلفة. لبلدية غرداية رغم قربها من الولاية.
لقد سئمنا هذا الوضع خاصة وأن سكننا قد اكتمل ولا نستطيع العيش فيه بسبب انعدام المجاري والكهرباء، وخاصة الوعود التي قدمتها لنا مختلف السلطات المحلية في البلدية، ولكن لهذه الساعة هم مزيف. أرجو منكم التدخل العاجل لحل المشكلة وربط حينا بالشبكات وعقودنا التي أصبحت حلما بسبب الإهمال المتكرر من المسؤولين.
وتقبلوا تقديري واحترامي الذي لا ينتهي.
يمكنك أن ترى:-
الموديل ب
السيد/….
الموضوع: طلب التدخل في شراء مساكن الإيجار الاجتماعي العمومي..
سيدي العزيز،
يشرفني جداً أن أنقل إليكم هذه الشكوى التي تطلب التدخل حتى أتمكن من الحصول على سكن عمومي اجتماعي للإيجار، وأطلب منكم، شخصكم الكريم، العمل في إطار الواجبات المنوطة بكم قانوناً. المعمول بها في هذه المنطقة وهذا لظروف عائلية ومادية منحني هذا السكن… لقد ضاعت فيه.
مع العلم أنني متزوج وأب لـ 3 بنات، وليس لدي دخل كافي، ولم يسبق لي أن أملك أو استحوذت على أي منزل أو أرض من قبل، وأن وضعي المالي سيء للغاية، وأنني عاطل عن العمل. أعاني من المرض وأفتقر إلى الحد الأدنى من الظروف المعيشية.
وبما أن لي الحق والأولوية في الاستفادة؛ أرجو منكم إضافة اسمي إلى قائمة المستفيدين من السكن الاجتماعي في بلدية (…) وأتمنى أن تأخذوا طلبي بعين الاعتبار لأني أحتاجه بشدة، لأنني فتحت ملفا منذ 19 عاما. .
سيدي العزيز..
لقد ضحى هذا الوطن بالغالي والنفيس من أجل أبنائنا وأجدادنا ليعيش أبناؤهم بكرامة وعز، ولا تكتمل تلك الكرامة والفخر إلا بمأوى بسيط يحميني وعائلتي الصغيرة من حرارة الصيف وعائلتي. عائلة صغيرة. مع أن برد الشتاء حق دستوري مكفول في المواد الأولى من الدستور.
سيدي العزيز…
أنتظر تدخلكم وقراركم الذي أتمنى أن يلبي آمالكم في النظر في هذه الشكوى والتدخل واتخاذ الإجراءات اللازمة لمنحي حق الإيواء.
وتفضلوا بقبول احترامنا وتقديرنا الذي لا ينتهي.
قواعد كتابة خطابات الشكوى الرسمية
إذا كنت تعمل في إحدى المنظمات، فأنت عرضة للمضايقات من زملائك أو حتى مشرفك ومديريك، والقرارات التي يتخذونها يمكن أن تشكل في بعض الحالات تهديدًا لمصالح المنظمة. ويمكنهم إحالة شكاواهم إلى السلطات الإدارية العليا ومختلف الأطراف المعنية.
ومع ذلك، هناك عدد من القواعد التي يجب اتباعها عند كتابة الشكاوى الرسمية؛ هؤلاء:
- تأكد من إرساله خلال فترة زمنية قصيرة بعد اتخاذ القرار أو وقوع الحدث الذي تريد الاعتراض عليه.
- تأكد من إحالة شكواك إلى السلطة المختصة.
- تأكد من أنها لا تحتوي على أخطاء إملائية أو اختصارات أو أي شيء آخر قد يجعل من الصعب فهم رسالتك بشكل صحيح.
- تجنب الكتابة اليدوية وتأكد من اختيار الخطوط والأحجام والألوان المناسبة.
نموذج خطاب شكوى رسمي جاهز
الموديل أ
- السيد/…..
- مدير الشركة/……
- السلام عليكم لاحقا…
اليوم أتقدم إليكم بشكوى على القرار رقم….الصادر ضدي والقاضي بالخصم…. سأدفع نصف راتبي الأساسي عن خطأ لم أرتكبه، ولذلك أطلب منكم فخامة الرئيس للتحقيق شخصياً في الأمر وإجراء تحقيق رسمي في هذا الأمر حتى تظهر الحقيقة. سأبذل قصارى جهدي للتميز في مجال عملي وتجنب الأخطاء التي قد أرتكبها، مع بذل هذا الجهد لأشخاص آخرين غيري، وأعتقد أن سيادتكم ستفعل ما هو ضروري.
إمضاء /…..
اقرأ المزيد:-
الموديل ب
- أستاذ/…
- موظف القسم/….
- في شركة/…..
- تحية طيبة وبعد..
أرسل لك هذه الرسالة لأعبر لك عن صوتي فيما قاله زميلي/…. لقد هاجمني بالشتائم أمام مجموعة من الموظفين، دون مراعاة للمعايير والضوابط الأخلاقية والمهنية التي يجب على الجميع اتباعها. التحقيق في الحادث.
- شكراً جزيلاً.
- إمضاء/…
خطوات كتابة خطاب رسمي
لكي يتم صياغة أي من الرسائل الرسمية يجب أن تحتوي على عدد من العناصر الأساسية والثابتة بترتيب معين على النحو التالي:
اكتب المعلومات الشخصية للمرسل:
- اسمها رباعي.
- خاصية وظيفية.
- رقم التليفون.
- بريد إلكتروني.
- حدد تاريخ كتابة الرسالة.
- اكتب اسم المحاور وحدد لقبه الرسمي (اللقب والمنصب وما إلى ذلك).
- وفي الخطوة الأخيرة والمهمة جداً، وهي كتابة الغرض من الرسالة، عليك أن تراعي ضوابط وشروط أسلوب الكتابة ونبرة كتابتها.
شروط كتابة الرسائل الرسمية
هناك عدد من المسائل التي يجب مراعاتها عند مخاطبة أي شخص أو مؤسسة رسمية. وعلى الرغم من بساطتها، إلا أنها يمكن أن تؤثر بشكل كبير على تفاعل المرسل إليه مع الرسالة ومستوى الاستجابة لها. وتشمل هذه الاعتبارات ما يلي:
- ويجب أن تكون التحية في بداية الكلام وقبل عرض موضوع الرسالة.
- بعد التحية، اترك سطرًا فارغًا وابدأ في كتابة النص.
- لا تنس أن تذكر الغرض من الرسالة في الفقرة الأولى.
- يجب ألا تحتوي الرسالة على أي أخطاء إملائية أو أخطاء لغوية ونحوية واضحة.
- تجنب شرح طلبك أو مشكلتك بشكل مطول أو التطرق لقضايا جانبية لا علاقة لها بجوهر الموضوع أو لا تهمه.
- تجنب استخدام كلمات غامضة أو استخدام لغات متعددة عند كتابة الرسالة.
- وفي نهاية الرسالة؛ يجب أن تحرص على تقديم الشكر والتقدير للشخص أو المنظمة الموجه إليها لاهتمامها بقراءة الكتاب.
- وأخيرا، قم بمراجعة رسالتك وتوقيعها قبل إرسالها.
أهمية كتابة الرسائل
وفي القرن التاسع عشر؛ لعبت الرسائل دورًا مهمًا في تسهيل التبادلات التجارية والدبلوماسية ودعم التواصل العائلي في أوروبا. ومع مرور الوقت، زادت الحاجة إلى هذه المراسلات، وشملت جميع مجالات الحياة، من التعليم والطب وغيرها.
كما مكنت هذه المراسلات من التواصل بين القادة العسكريين وجنودهم، خاصة في فترات الاستعمار، وأصبحت وثائق أرشيفية تاريخية توثق أحداث وذكريات مهمة للأفراد والمؤسسات والدول.
تمثل الرسائل اليوم وسيلة مهمة للعديد من الأشخاص لتحسين أسلوب الكتابة اليدوية وتمثل مهارة يجب على جميع الأفراد تعلمها نظرًا لاستخداماتها المتعددة في التقدم للوظائف، ونقل الطلبات والشكاوى، وحتى الاتصال الإداري داخل الشركة. بين المؤسسة وبينها وبين المؤسسات الأخرى.
وبذلك نكون قد انتهينا من تقديم نماذج الرسائل الرسمية الجاهزة. كل ما عليك فعله هو تحديد غرضك من كتابة هذه الرسائل، واختيار النماذج التي تناسبك، والتأكد من تسليمها دائمًا بالشكل المناسب وفي الوقت المحدد. لضمان حصولك على أفضل استجابة ممكنة، اتبع القواعد الموضحة أعلاه.